VIÐAUKI VI

UPPLÝSINGASTEFNA SIGLINGASTOFNUNAR ÍSLANDS

Vegna hlutverks Siglingastofnunar Íslands, skyldna við stjórnvöld, almenning og starfsmenn og í samræmi við lög og reglur sem og stefnur og strauma hins upplýsta samfélags hefur stofnunin sett sér eftirfarandi meginmarkmið í söf nun, miðlun og dreifingu upplýsinga um starf semi sína:

Að stefna SÍ í upplýsingamálum og almannatengslum sé skýr og ljós, bæði stjórnvöldum, stjórnendum SÍ og starfsmönnum.

Að ábyrgð og verkaskipting innan stofnunarinnar í upplýsingamálum sé gangsæ og auðveldi markvisst og faglegt upplýsingastarf.

Að starfsmenn hafi góða þekkingu á starfsemi stofnunarinnar og stefnu.

Að almenningur og fjölmiðlar eigi þess kost að fylgjast með stefnu og starfsemi SÍ til skilningsauka á ákvörðunum hennar og forsendum þeirra.

Að auðvelda almenna þátttöku í umræðu um starfsemi SÍ og verkefni.

Að auka gagnkvæmt traust í samskiptum við stofnunina.

Nánari útfærsla
Stofnunin á jafnan frumkvæði að miðlun upplýsinga um starfsemi sína, stefnu og þjónustu.

Stjórnendur hver á sínu starfssviði bera ábyrgð á allri miðlun upplýsinga er varða starfsemi og þjónustu, markverðar nýjungar og breytingar bæði inn á við og út á við. Skulu þeir og aðrir starfsmenn veita sem gleggstar upplýsingar um hlutverk og þjónustu stofnunarinnar.

Almenning og fjölmiðlum skal gefinn kostur á að fylgjast með ákvörðunum og aðgerðum stofnunarinnar og hafa aðgang að upplýsingum og gögnum í samræmi við upplýsingalög og góða stjórnsýsluhætti.

Upplýsingar sem stofnunin veitir og gögn sem ætla má að varði almenning skulu vera aðgengilegar, skiljanlegar og áreiðanlegar.

Allt efni og kynningar sem frá stofnuninni kemur skal auðkennt með merki hennar.

Verklagsreglur
Við undirbúning og framkvæmd verkefna skal gert ráð fyrir tíma og fé til upplýsingamiðlunar. Tekið skal tillit til þessa við gerð starfs- og fjárhagsáætlana bæði stofnunarinnar sem heildar sem og einstakra sviða. Þar skal ennfremur setja fram helstu áhersluatriði í almannatengslum og kynningu á starfseminni.

Yfirstjórn ber heildarábyrgð á upplýsingastefnunni og endurskoðun hennar. Í umboði siglingamálastjóra annast skrifstofusvið daglega framkvæmd þessara mála og samræmir vinnu þeirra annarra er að kynningar- og fræðslumálum koma innan stofnunarinnar.

Forstöðumenn skulu stuðla að því að greið miðlun upplýsinga og fræðsla verði sjálfsagður þáttur í starfseminni og skulu þeir af því tilefni m. a. bera ábyrgð á:

• Að starfsmenn hafi efni upplýsingastefnunnar að leiðarljósi
• Að bregðast við misvísandi eða röngum upplýsingum sem fram kunna að koma í fjölmiðlaumræðunni
•  Að setja skýrar og einfaldar reglur um samskipti, boðleiðir og upplýsingastreymi innan sviðs og frá því
• Að starfsmenn geti jafnan miðlað viðeigandi upplýsingum á skýran og skorinorðan máta.
• Að gögn stofnunarinnar séu skráð í samræmi við upplýsingalögin.

Starfsmenn skulu af ábyrgð og jákvæðu hugarfari leggja sitt af mörkum til miðlunar frétta af starfsvettvangi sínum, minnugir þess að hjálpsemi, kurteisi og hlýlegt viðmót eru hornsteinar áhrifaríkra samskipta manna í millum.

Upplýsinga- og fræðslugögn skulu sett saman á einfaldan og skýran máta og birt með samræmdum hætti glögglega auðkennd stofnuninni.

Skjalavarsla stofnunarinnar, bæði skráning og vistun, skal vera í samræmi við stjórnsýslu- og upplýsingalöggjöfina.

Beiðnum um mál í vinnslu skal vísað til þess forstöðumanns sem ber ábyrgð á afgreiðslu málsins, en fyrirspurnum fjölmiðla skal vísað til siglingamálastjóra og/eða viðkomandi forstöðumanns.

Hafa ber í huga að lagareglur geta takmarkað rétt til upplýsinga, en til fróðleiks um þetta efni fer hér á eftir efni 4. til 6. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996:

4. gr. Gögn undanþegin upplýsingarétti.
Réttur almennings til aðgangs að gögnum tekur ekki til:
    1. fundargerða ríkisráðs og ríkisstjórnar, minnisgreina á ráðherra fundum og skjala sem tekin hafa verið saman fyrir slíka fundi,
    2. bréfaskipti stjórnvalda við sérfróða menn til afnota í dómsmáli eða við athugun á því hvort slíkt mál skuli höfðað,
    3. vinnuskjala sem stjórnvald hefur ritað til eigin afnota, þó skal veita aðgang að vinnuskjölum ef þau hafa að geyma endanlega ákvörðun um afgreiðslu máls eða upplýsingar sem ekki verður aflað annars staðar frá,
    4. umsókna um störf hjá ríki eða sveitarfélögum og allra gagna sem þær varða, þó er skylt að veita upplýsingar um nöfn, heimilisföng og starfsheiti umsækjenda þegar umsóknarfrestur er liðinn.

5. gr. Takmarkanir á upplýsingarétti vegna einkahagsmuna.
Óheimilt er að veita almenningi aðgang að gögnum um einka- eða fjárhagsmálefni einstaklinga sem sanngjarnt er og eðlilegt að leynt fari, nema sá samþykki sem í hlut á. Sömu takmarkanir gilda um aðgang að gögnum er varða mikilvæga fjárhags- eða viðskiptahagsmuni fyrirtækja og annarra lögaðila.

6. gr. Takmarkanir á upplýsingarétti vegna almenningshagsmuna.
Heimilt er að takmarka aðgang almennings að gögnum þegar mikilvægir almannahagsmunir krefjast, enda hafi þau að geyma upplýsingar um:
    1. öryggi ríkisins eða varnamál,
    2. samskipti við önnur ríki eða fjölþjóðastofnarnir,
    3. viðskipti stofnana og fyrirtækja í eigu ríkis eða sveitarfélaga að því leyti sem þau eru í samkeppni við aðra,
    4. fyrirhugaðar ráðstafanir eða próf á vegum ríkis eða sveitarfélaga ef þau yrðu þýðingarlaus eða næðu ekki tilætluðum árangri væru þau á almannavitorði.

Stjórnsýslusvið veitir ráðgjöf um túlkun upplýsinga- og stjórnsýslulaga og sker úr vafaatriðum sem upp kunna að koma. Miða skal við að beiðnir um upplýsingar séu afgreiddar innan 5 vinnudaga frá því að erindi barst. Ef um synjun er að ræða skal hún vera rökstudd og tekið fram að bera megi synjunina undir úrskurðarnefnd um upplýsingamál.

Stjórnandi sem veitir almenningi og fjölmiðlum upplýsingar metur hvort tilvik séu þannig að hafa skuli sérstakt samráð við siglingamálastjóra um miðlunina. Séu málefni mikilvæg eða viðkvæm getur siglingamálastjóri falið einum aðila að annast alla upplýsingagjöf og tengsl við fjölmiðla.

Hornsteinar upplýsingamiðlunar og almannatengsla er almenn kurteisi, hlutlægni og samstarfsvilji. Ætlast er til að starfsfólk stofnunarinnar vinni af heilindum með hagsmuni stofnunarinnar að leiðarljósi. Heimilt er þá rökstutt tilefni er til og nauðsyn krefur að binda tiltekin málefni trúnaði starfsmanna.

Framanrituð upplýsingastefna Siglingastofnunar Íslands kemur í stað skjals um sama efni sem staðfest var með áritun siglingamálastjóra 20. júní 2002.