Innkaupastefna
VIÐAUKI V
INNKAUPASTEFNA SIGLINGASTOFNUNAR ÍSLANDS
Inngangur
Ríkisstjórnin samþykkti 15. nóvember 2002 innkaupastefnu ríkisins með það að markmiði “að skapa traust og áreiðanlegt umhverfi í opinberum innkaupum.” Stefnan nær til ráðuneyta og ríkisstofnana og ríkisaðila. Henni er jafnframt ætlað að marka áherslur og markmið í innkaupum ríkisins á árunum 2003–2006. Ríkisstjórnin leggur áherslu á framkvæmd innkaupa, þannig að tryggt verði að öll opinber innkaup séu hagkvæm, opin, ábyrg og sanngjörn. Tilhögun innkaupanna skal efla samkeppni á markaði.
Með innkaupastefnunni eru sett skilgreind mælanleg markmið fyrir ríkið í heild, einstök ráðuneyti og varðandi einstök áhersluverkefni. Jafnframt eru þar skilgreindar þær almennu forsendur sem liggja til grundvallar í undirbúningi og framkvæmd innkaupa ríkisins. Að lokum eru tilgreindar sérstakar áherslur og verkefni sem verða í forgrunni á næstu árum. Lögð er áhersla á að innkaup varða ekki einungis vöruna, þjónustuna eða verkið sem verið er að kaupa heldur allt ferlið frá því ákvörðun um innkaup er undirbúin og þar til viðkomandi innkaup eru hætt að nýtast.
Þá er mikilvægt talið að stjórnendur séu meðvitaðir um kostnað einstakra verkefna í rekstrinum og hver kostnaður við sambærileg verkefni er á almennum markaði. Því er haldið fram að með því að fela einstaklingum tiltekin verkefni sé hægt að ná fram markmiðum um hagræðingu, aukna samkeppnishæfni og auka fjölbreytni þjónustunnar. Stefnan nær því líka til þess að bjóða út verkefni eða rekstrarþætti sem nú eru hluti af rekstri ríkisins.
Innkaupastefnan er leiðbeinandi fyrir ráðuneytin og ríkisstofnanir en gerir jafnframt kröfur um að farið sé að settum leikreglum og sýnt fram á skilgreindan sparnað næstu árin. Tekið er fram að með innkaupunum sé verið að ráðstafa fjármunum ríkisins og ábyrgðin hvíli á herðum þess sem þau ákveður.
Áherslur stefnunnar vegna áranna 2003–2006 eru:
- Rafræn viðskipti, þ. m. t. aukin útbreiðsla innkaupakorts ríkisins
- Samræming innkaupa, sbr. markaðstorg og rammasamningar
- Beinskeitt könnun á útboði rekstrarþátta
- Sérfræðiráðgjafar skal leita með þarfagreiningu og útboði
- Beita mismunandi áherslum eftir tegund innkaupa
- Fræðsla og upplýsingar
- Einkaframkvæmd
Mælst er til þess að stefnan sé lögð til grundvallar við kaup ríkisins á vöru og þjónustu og raunar hnyggt á því að hún hafi gildi stjórnsýslufyrirmæla fyrir ráðuneyti og stofnanir. Umfjöllun um innkaupastefnuna lýkur á þeirri fullyrðingu að innkaup séu stór hluti af rekstri ráðuneyta og stofnana og því mikilvægt að stefnan sé skýrt mótuð svo auka megi hagkvæmni í rekstri. Mælst er til þess að ráðuneytin birti og kynni sérstaka innkaupastefnu fyrir árslok 2003 sem grundvallist á framanlýstri ákvörðun ríkisstjórnarinnar. Segir þar einnig að innleiðing stefnunnar verði hluti af samskiptum ráðuneyta og stofnana m. a. í tengslum við árangursstjórnarsamninga. Stefnuna í heild sinni má t. d. lesa á vefsíðu Ríkiskaupa.
Samgönguráðuneytið og Siglingastofnun
Samgönguráðuneytið ritaði Siglingastofnun bréf, dags. 26. nóvember 2003, og óskaði umsagnar um drög að innkaupastefnu er það hefði tekið saman og ætlað væri að gilda fyrir ráðuneytið sjálft og stofnanir þess.
Í bréfinu er þess ennfremur óskað að SÍ geri grein fyrir því hver mælanleg markmið hún getur hugsað sér að setja á tveimur sviðum, þ. e. aukningu á veltu rammasamninga og um notkun innkaupakortsins. Þá er þar líka lagt fyrir að stefnt skuli að ekki minni en 1% árlegum sparnaði af heildarinnkaupum.
Í svarbréfi SÍ, dags. 11. desember 2003, er fagnað frumkvæði ráðuneytisins við samningu innkaupastefnunnar og því haldið fram að ákvörðun um stefnumiðaðar verklagsreglur á þessu mikilvæga sviði rekstrarins muni hafa farsæl áhrif. Auk þess segir þar að stofnunin hafi enn ekki tekið upp notkun innkaupakorts, en beiti rammasamningum Ríkiskaupa þar sem það eigi við. Loks er sýnist SÍ að markmið ráðuneytisins um 1 % árlegan sparnað vera raunhæf varðandi stofnunina.
Samgönguráðuneytið og Siglingastofnun Íslands hafa síðan þá ekki haft frekara samband út af máli þessu og engin tilkynning hefur borist um staðfesta innkaupastefnu ráðuneytisins stofnunum þess til eftirbreytni.
Drög þau að innkaupastefnu sem fylgdu áðurnefndu bréfi og dagsett eru 24. nóvember 2003 og merkt sem drög 1 fylgja skjali þessu sem fylgiskjal I og hin tilvitnuðu bréf fylgja einnig merkt sem fylgiskjal II og III.
Lagt er til að innkaupastefnudrögin verði lögð til grundvallar umræðu um skipulag þessara mála hjá SÍ og grunnur þannig lagður undir umfjöllun í tengslum við endurnýjun árangursstjórnunarsamningsins.
Í þeirri umræðu verður að gæta þess að tillögur þær að innkaupastefnu sem fyrir liggja taka nánast eingöngu á almennum vöruviðskiptum, en taka síður á aðkomu stofnunarinnar að málum er tengjast framkvæmdum. Í drögunum er raunar á það bent að í lögum um opinberar framkvæmdir, sjá lög nr. 84/2001, sé ráð fyrir því gert að Ríkiskaup annist framkvæmd útboða fyrir hönd ríkisins. Það er rétt svo langt sem það nær, en bent skal á að hvað varðar m. a. Siglingastofnun þá hefur fjármálaráðuneytið nýtt heimild sömu laga til að heimila henni að hafa umsjón með undirbúningi og framkvæmd mannvirkja sem falla undir sérsvið hennar í þrengsta skilningi þess orðs. Efni bréf sins verður ekki rakið freka hér, en vísað til fylgiskjals IV með skjali þessu.
Hvað varðar innkaupakort ríkisins og nýtingu þess hjá SÍ þá er beiting þess lítillega hafin, en hér er um að ræða kreditkort fyrir fyrirtæki og stofnanir til nota í daglegur rekstri. Fengnir voru fulltrúar frá Ríkiskaupum til að fræða um kortið og í kjölfarið var lagt af stað svona til reynslu með öll efnisinnkaup fyrir mötuneytið. Reynslan er ágæt og mun að úttekt lokinni nýting þess útvíkkuð þannig að það verði notað við kaup á skrifstofuvörum og húsgögnum a. m. k.